1. Wer verantwortlich ist

RIVA ist Verantwortlicher für Verarbeitungen im Zusammenhang mit Website, Demo, Konten, Sicherheit und Geschäftsbeziehung. Bei Dokumenten, die ein Kundenunternehmen in den Dienst einbringt, bestimmt dieses die Zwecke und RIVA handelt regelmäßig als Auftragsverarbeiter.

Verantwortlicher: Riva Tools S.L.
Spanische Steuernummer: B63646360
Steuerlicher Sitz: Carre Bisbe Abad I Lasierra, 35
Datenschutzkontakt: privacidad@riva.tools
Datenschutzbeauftragter: Ein Datenschutzbeauftragter wurde nicht benannt, da dies für die beschriebene Tätigkeit nicht verpflichtend ist.

2. Konto- und Geschäftsdaten

Wir erheben Angaben, die Sie bei Registrierung, Unternehmenseinrichtung, Einladung anderer Personen, Supportanfragen oder im geschäftlichen Kontakt mit RIVA machen.

Identitäts- und Kontaktdaten: Vor- und Nachname, geschäftliche E-Mail-Adresse und gegebenenfalls Telefonnummer.
Konto- und Zugangsdaten: Nutzer-ID, vom Authentifizierungsanbieter verwaltete Anmeldedaten, Einladungen, Rollen, Berechtigungen und Anmeldeaktivität.
Unternehmens- und Konfigurationsdaten: Name, Steuernummer, Anschrift, Branche, Präferenzen, Team, gewünschter Tarif und Arbeitsbereichseinstellungen.
Geschäftsbeziehung und Support: Anfragen, Kommunikation, Störungen, Einwilligungen und Abrechnungsdaten, sobald kostenpflichtige Abos verfügbar sind.

3. Im Kundenauftrag verarbeitete Dokumente

RIVA organisiert und vergleicht Einkaufsunterlagen. Sie können Daten von Beschäftigten, Selbstständigen, Lieferantenkontakten, Kunden oder anderen in den Dokumenten genannten Personen enthalten.

Vom Kunden hochgeladene oder gesendete Originaldateien: Bestellungen, Lieferscheine, Rechnungen, Preislisten, Bilder und zugehörige Dokumente.
Aus diesen Dokumenten extrahierte Daten: Lieferanten und weitere Parteien, Steuernummern, Anschriften, Referenzen, Daten, Produkte, Mengen, Preise, Steuern und Summen.
Verknüpfungen, Korrekturen, Prüfungen, mögliche Duplikate, Abweichungen und von Nutzern in der App bestätigte Entscheidungen.
Metadaten des Eingangskanals, etwa Absender und Empfänger einer E-Mail oder WhatsApp-Kennung und -Nummer, falls das Unternehmen diese Kanäle aktiviert.

4. Öffentliche Demo, Website und technische Daten

Die Demo ist datensparsam gestaltet und erfordert kein Konto. Das Lesen eines Dokuments setzt dennoch die vorübergehende Verarbeitung seines Inhalts und notwendiger technischer Schutzdaten voraus.

Die einseitige Datei und die angegebene Steuernummer werden verarbeitet, um die Zugehörigkeit der Auslesung zu Ihrer Organisation zu prüfen und ein begrenztes Ergebnis zu zeigen; RIVA speichert sie nach der Antwort nicht in seiner Datenbank.
Der KI-Anbieter erhält das Dokument vorübergehend zur Auslesung. Verwenden Sie die Demo nicht für besondere Datenkategorien oder Informationen, die Sie nicht verarbeiten dürfen.
Für Sicherheit und Missbrauchsschutz werden Status, Zeitpunkte, Modell, Nutzung sowie pseudonymisierte HMAC-Fingerabdrücke von IP-Adresse und Datei gespeichert; Klartext-IP, Dateiname und extrahierte Daten werden nicht gespeichert.
Der Browser speichert die gewählte Sprache und den Zähler kostenloser Auslesungen lokal. Der Missbrauchsschutz verarbeitet technische Geräte- und Verbindungsdaten.

5. Zwecke, Rechtsgrundlagen und Fristen

Für jede Nutzung gelten eine Rechtsgrundlage und ein Speicherkriterium. Nach Fristablauf werden Daten gelöscht oder ausschließlich zur Erfüllung rechtlicher Verantwortlichkeiten gesperrt.

Zweck	Rechtsgrundlage	Speicherdauer
Konten erstellen und verwalten, RIVA bereitstellen und Support leisten.	Vertragserfüllung oder vorvertragliche Maßnahmen (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).	Solange Konto oder Beziehung aktiv sind; danach eingeschränkt für die geltenden Verjährungsfristen.
Die angeforderte Demo verarbeiten und das Ergebnis liefern.	Vom Nutzer verlangte vorvertragliche Maßnahmen (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).	RIVA speichert Datei, Steuernummer und Ergebnis nach der Antwort nicht; technische Protokolle nur so lange, wie für Sicherheit und Missbrauchsschutz nötig.
Dienst schützen, Betrug verhindern, Missbrauch begrenzen und Nachvollziehbarkeit sichern.	Berechtigtes Interesse an Sicherheit und Verteidigung des Dienstes (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).	Solange zur Untersuchung von Vorfällen und Geltendmachung oder Verteidigung von Ansprüchen nötig, mit regelmäßiger Prüfung und Löschung.
Buchhalterische, steuerliche und rechtliche Pflichten sowie Behördenanfragen erfüllen.	Rechtliche Verpflichtung (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO).	Für die gesetzlich vorgeschriebenen Fristen; gegebenenfalls 4 Jahre für spanische Steuerpflichten und 6 Jahre für Geschäftsunterlagen.
Marketingmitteilungen zu RIVA versenden.	Einwilligung oder berechtigtes Interesse, soweit Mitteilungen über ähnliche Leistungen an Bestandskunden gesetzlich zulässig sind.	Bis zum Widerruf oder Widerspruch; danach eingeschränkt zum Nachweis der Anfrage.

6. Empfänger und Anbieter

Wir verkaufen keine personenbezogenen Daten. Vertraglich gebunden und nur soweit nötig können Anbieter für Hosting, Datenbank und Authentifizierung (Supabase), Bereitstellung und Netzwerk (Vercel), KI-Dokumentenauslesung (Anthropic), Missbrauchsschutz (Cloudflare) sowie E-Mail- oder WhatsApp-Dienste bei aktivierten Kanälen zugreifen. Daten können zudem bei gesetzlicher Pflicht oder zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Ansprüchen an Behörden, Gerichte oder Berater übermittelt werden.

7. Internationale Übermittlungen

Einige Anbieter können Daten außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums verarbeiten oder Support aus anderen Ländern leisten. Vor ihrem Einsatz ist ein gültiger DSGVO-Übermittlungsmechanismus erforderlich.

Je nach Fall sind dies ein Angemessenheitsbeschluss der Europäischen Kommission, der EU-US-Datenschutzrahmen für teilnehmende Organisationen oder Standardvertragsklauseln mit ergänzenden Maßnahmen. Einzelheiten können beim Datenschutzkontakt angefordert werden.

8. RIVA als Auftragsverarbeiter

Das Kundenunternehmen ist dafür verantwortlich, eine Rechtsgrundlage für das Hochladen zu haben und Betroffene zu informieren. RIVA verarbeitet Dokumente nach Weisung zur Leistungserbringung, Sicherheit, Unterstützung bei Rechten und Rückgabe oder Löschung nach Vertragsende.

Diese Pflichten, Unterauftragsverarbeiter, Unterstützung, Verletzungen und das Schicksal der Daten müssen in der Vereinbarung nach Art. 28 DSGVO zum Dienstleistungsvertrag geregelt sein.

9. Künstliche Intelligenz und automatisierte Entscheidungen

RIVA nutzt KI-Modelle zum Lesen und Strukturieren von Dokumenten und kann Übereinstimmungen, Duplikate oder Abweichungen markieren. Ergebnisse können fehlerhaft sein und müssen geprüft werden. RIVA trifft keine ausschließlich automatisierten Entscheidungen mit rechtlicher oder ähnlich erheblicher Wirkung auf Personen.

10. Sicherheit, Cookies und lokaler Speicher

Wir setzen risikogerechte technische und organisatorische Maßnahmen ein, darunter unternehmens- und rollenbasierte Zugriffe, Transportverschlüsselung, Aktivitätsprotokolle, Sicherungen und Datenminimierung. Kein System ist völlig unfehlbar. Die Website nutzt lokalen Speicher für Sprache und Demo sowie gegebenenfalls unbedingt notwendige Sicherheitstechnologien; zusätzliche Cookies werden in der Cookie-Richtlinie beschrieben und erfordern, soweit nötig, Einwilligung.

11. Ihre Rechte

Sie können die Rechte aus Art. 15 bis 22 DSGVO kostenfrei ausüben. Betrifft Ihre Anfrage Daten in Dokumenten eines Kundenunternehmens, leiten wir sie an dieses weiter oder unterstützen es als Auftragsverarbeiter.

Auf Ihre Daten zugreifen und eine Kopie erhalten.
Unrichtige oder unvollständige Daten berichtigen.
Löschung oder Einschränkung verlangen oder der Verarbeitung widersprechen, soweit anwendbar.
Bereitgestellte Daten bei Erfüllung der gesetzlichen Voraussetzungen in übertragbarer Form erhalten.
Einwilligung jederzeit widerrufen, ohne die frühere Verarbeitung zu berühren.

Senden Sie Ihre Anfrage mit dem gewünschten Recht und den zur Identifizierung erforderlichen Angaben an privacidad@riva.tools.

Wenn Sie die Verarbeitung für fehlerhaft halten, können Sie sich an die spanische Datenschutzbehörde wenden: www.aepd.es.

12. Änderungen dieser Erklärung

Wir aktualisieren diese Erklärung bei Änderungen des Dienstes, der Anbieter oder der Rechtslage. Das Datum der neuen Fassung wird veröffentlicht; wesentliche Änderungen werden angemessen mitgeteilt. Es gilt die unter dieser URL veröffentlichte Fassung.

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