1. Wie verantwoordelijk is

RIVA is verwerkingsverantwoordelijke voor verwerkingen rond website, demo, accounts, beveiliging en commerciële relatie. Voor documenten die een klantbedrijf toevoegt bepaalt dat bedrijf de doelen en treedt RIVA doorgaans op als verwerker.

Verwerkingsverantwoordelijke: Riva Tools S.L.
Spaans fiscaal nummer: B63646360
Fiscaal vestigingsadres: Carre Bisbe Abad I Lasierra, 35
Privacycontact: privacidad@riva.tools
Functionaris voor gegevensbescherming: Er is geen FG aangesteld omdat dit voor de beschreven activiteit niet verplicht is.

2. Account- en commerciële gegevens

We verzamelen informatie die je verstrekt bij registratie, bedrijfsconfiguratie, uitnodiging van anderen, een hulpvraag of commercieel contact met RIVA.

Identiteits- en contactgegevens: voor- en achternaam, zakelijk e-mailadres en, indien relevant, telefoonnummer.
Account- en toegangsgegevens: gebruikers-ID, door de authenticatieprovider beheerde inloggegevens, uitnodigingen, rollen, rechten en inlogactiviteit.
Bedrijfs- en configuratiegegevens: naam, belastingnummer, adres, sector, voorkeuren, team, aangevraagd abonnement en werkruimte-instellingen.
Commerciële relatie en ondersteuning: verzoeken, berichten, incidenten, toestemming en factuurgegevens zodra betaalde abonnementen beschikbaar zijn.

3. Documenten verwerkt voor klanten

RIVA organiseert en vergelijkt inkoopdocumenten. Die kunnen gegevens bevatten over werknemers, zelfstandigen, leverancierscontacten, klanten of andere genoemde personen.

Originele bestanden die de klant uploadt of verstuurt: bestellingen, pakbonnen, facturen, prijslijsten, afbeeldingen en gerelateerde documenten.
Uit die documenten gewonnen gegevens: leveranciers en andere partijen, belastingnummers, adressen, referenties, datums, producten, aantallen, prijzen, belastingen en totalen.
Koppelingen, correcties, controles, mogelijke duplicaten, afwijkingen en beslissingen die gebruikers in de applicatie bevestigen.
Metadata van het invoerkanaal, zoals afzender en ontvanger van e-mail of WhatsApp-ID en -nummer, als het bedrijf die kanalen activeert.

4. Openbare demo, website en technische gegevens

De demo is ontworpen voor minimale gegevens en vereist geen account. Het lezen van een document betekent wel dat inhoud en noodzakelijke technische beveiligingsgegevens tijdelijk worden verwerkt.

Het bestand van één pagina en het opgegeven belastingnummer worden verwerkt om te controleren dat de uitlezing bij jouw organisatie hoort en om een beperkt resultaat te tonen; RIVA bewaart ze na het antwoord niet in zijn database.
De AI-leverancier ontvangt het document tijdelijk om het uit te lezen. Gebruik de demo niet voor bijzondere categorieën gegevens of informatie die je niet mag verwerken.
Voor beveiliging en misbruikcontrole worden status, datums, model, gebruik en gepseudonimiseerde HMAC-vingerafdrukken van IP-adres en bestand opgeslagen; het leesbare IP-adres, de bestandsnaam en uitgelezen gegevens niet.
De browser bewaart de gekozen taal en teller van gratis uitlezingen lokaal. Misbruikpreventie verwerkt technische gegevens over apparaat en verbinding.

5. Doelen, rechtsgronden en termijnen

Voor elk gebruik geldt een rechtsgrond en bewaarcriterium. Na afloop worden gegevens verwijderd of alleen afgeschermd bewaard om wettelijke aansprakelijkheden af te handelen.

Doel	Rechtsgrond	Bewaartermijn
Accounts aanmaken en beheren, RIVA leveren en ondersteuning geven.	Uitvoering van een overeenkomst of precontractuele stappen (art. 6 lid 1(b) AVG).	Zolang account of relatie actief is; daarna afgeschermd gedurende toepasselijke verjaringstermijnen.
De aangevraagde demo verwerken en het resultaat teruggeven.	Door de gebruiker gevraagde precontractuele stappen (art. 6 lid 1(b) AVG).	RIVA bewaart bestand, belastingnummer en resultaat niet na het antwoord; technische registraties alleen zolang nodig voor beveiliging en misbruikcontrole.
De dienst beschermen, fraude voorkomen, misbruik beperken en traceerbaarheid bewaren.	Gerechtvaardigd belang bij beveiliging en verdediging van de dienst (art. 6 lid 1(f) AVG).	Zolang nodig om incidenten te onderzoeken en vorderingen in te stellen of te verdedigen, met periodieke controle en verwijdering.
Boekhoudkundige, fiscale en wettelijke plichten en verzoeken van autoriteiten naleven.	Wettelijke verplichting (art. 6 lid 1(c) AVG).	Gedurende de wettelijk vereiste termijnen; waar van toepassing 4 jaar voor Spaanse belastingplichten en 6 jaar voor bedrijfsdocumenten.
Marketingberichten over RIVA versturen.	Toestemming, of gerechtvaardigd belang waar de wet berichten over vergelijkbare diensten aan bestaande klanten toestaat.	Tot intrekking of bezwaar; daarna afgeschermd om het verzoek te kunnen aantonen.

6. Ontvangers en leveranciers

We verkopen geen persoonsgegevens. Onder contract en alleen waar nodig kunnen leveranciers voor hosting, database en authenticatie (Supabase), uitrol en netwerk (Vercel), AI-documentuitlezing (Anthropic), misbruikpreventie (Cloudflare), en e-mail of WhatsApp bij geactiveerde kanalen toegang krijgen. We kunnen gegevens ook delen met autoriteiten, rechters of adviseurs als dat wettelijk verplicht is of nodig om vorderingen in te stellen, uit te oefenen of te verdedigen.

7. Internationale doorgiften

Sommige leveranciers verwerken mogelijk gegevens buiten de Europese Economische Ruimte of leveren ondersteuning vanuit andere landen. Voor gebruik is een geldig AVG-doorgiftemechanisme vereist.

Afhankelijk van het geval: een adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie, het EU-VS Data Privacy Framework voor deelnemende organisaties, of standaardcontractbepalingen met aanvullende maatregelen. Details kun je opvragen bij het privacycontact.

8. RIVA als verwerker

Het klantbedrijf moet een rechtsgrond hebben om documenten te uploaden en betrokkenen informeren. RIVA verwerkt ze volgens instructies om de dienst te leveren, beveiliging toe te passen, bij rechten te helpen en gegevens na afloop terug te geven of te verwijderen.

Deze plichten, subverwerkers, ondersteuning, datalekken en bestemming van gegevens moeten staan in de verwerkersovereenkomst volgens artikel 28 AVG bij het dienstencontract.

9. Kunstmatige intelligentie en geautomatiseerde besluiten

RIVA gebruikt AI-modellen om documenten te lezen en structureren en kan overeenkomsten, duplicaten of verschillen markeren. Resultaten kunnen fouten bevatten en moeten worden gecontroleerd. RIVA neemt geen uitsluitend geautomatiseerde besluiten met rechtsgevolgen of vergelijkbare aanzienlijke gevolgen voor mensen.

10. Beveiliging, cookies en lokale opslag

We gebruiken op het risico afgestemde maatregelen, waaronder toegangsbeheer per bedrijf en rol, versleuteling onderweg, activiteitenlogboeken, back-ups en gegevensminimalisatie. Geen systeem is onfeilbaar. De website gebruikt lokale opslag voor taal en demo en kan strikt noodzakelijke beveiligingstechnologieën gebruiken; extra cookies worden in het cookiebeleid beschreven en vereisen waar nodig toestemming.

11. Jouw rechten

Je kunt de rechten uit artikelen 15–22 AVG gratis uitoefenen. Gaat je verzoek over gegevens in documenten van een klantbedrijf, dan verwijzen we het naar dat bedrijf of ondersteunen we het als verwerker.

Je gegevens inzien en een kopie ontvangen.
Onjuiste of onvolledige gegevens verbeteren.
Verwijdering of beperking vragen of bezwaar maken waar van toepassing.
Aangeleverde gegevens in overdraagbare vorm ontvangen als aan de wettelijke eisen is voldaan.
Toestemming altijd intrekken zonder gevolgen voor eerdere verwerking.

Stuur je verzoek, met het gewenste recht en de informatie die nodig is om je te identificeren, naar privacidad@riva.tools.

Vind je de verwerking onjuist, dan kun je een klacht indienen bij de Spaanse gegevensbeschermingsautoriteit via www.aepd.es.

12. Wijzigingen in dit beleid

We werken dit beleid bij als de dienst, leveranciers of wet veranderen. We publiceren de datum van de nieuwe versie en melden wezenlijke veranderingen op passende wijze. De op deze URL gepubliceerde versie is van toepassing.

Privacybeleid